各系：

为了进一步规范毕业生档案工作，现将相关要求和操作流程通知如下。请各系提高思想认识，仔细审核，规范操作。此项工作关系重大，故列入毕业班班主任工作考核，出现差错，考核视为不合格，并予通报批评。

一、2023届毕业生档案归档装袋要求如下：

1、 所有档案袋，分为两组上交：“封口组”和“暂缓封口组”。两组档案袋按学号从小到大排列，上交档案袋时请附纸质《归档情况汇总表1》，即封口组；《归档情况汇总表2》，即暂缓封口组。两张汇总表必须由班主任准确审核并填写签名，留下手机号；同时系部德育主任审核签名。《归档情况汇总表》1和2的电子表一并上交。

封口组的档案数+暂缓封口组的档案数+转本人数=全班应毕业的总人数。

2、 档案袋封面上的学号、班级务必填写完整信息，以便后期核对。为保持档案袋封面整洁，入档材料在封面上相应位置打勾即可，不要写份数，请尽量减少涂改。

3、 入档材料包括：

① 录取材料（以学校招办提供的为准，至文印室统一打印）

② 大学期间成绩总单（学籍卡）

③ 学生登记表（第一张是学生入学时手写的，第二张由学工系统打印）

④ 毕业生登记表

以上4项为封口必须材料。

⑤ 中学材料（江苏省内为加盖公章的高中学籍卡；省外高中材料为必须材料，请班主任原封放入档案袋。）

⑥ 入团志愿书（不是团员证！）

⑦ 获奖材料（院级以上荣誉证书复印件。聘书、资格证等除外）

⑧ 处分材料（学工处提供原件）。

除此以外，其他材料一律不能放入档案袋。各班主任必须仔细核对入档材料并填写《归档情况汇总表》1和2。

      4、所有入档材料请平铺整齐，不要折叠。学生的团员材料如带有信封的，请拆掉信封，铺平整后再放进档案袋。省外学生的高中材料，原包装不要拆，直接放进档案袋。

      5、《归档情况汇总表》1为确认无需增加其他材料，可以封口并寄出的学生档案名单；表2是由于各种原因（未毕业、缺材料、应征入伍、缓派等）不能封口，需要暂缓寄出的学生档案名单。两张表的每个栏目都有相应的批注，请班主任按照批注要求填写。

      6、《归档情况汇总表》1中： “档案接收单位名称”请填写档案最终的报到地人才市场标准名称（例如：江阴市人才服务中心）。如报到地为单位的，请学生自行联系单位人事处，获取准确的单位地址、接收人姓名和联系电话，并交给班主任。如有“其他材料”，请注明材料名称。

      7、《归档情况汇总表》2中，增加了“未封口原因”。请班主任在下拉菜单中选择（未毕业；缓派；应征入伍；其他）。如未封口原因选择“其他”，请在备注栏注明原因。

      8、转本学生的档案，请各位班主任封好口，直接交给学生本人带去本科学校。请不要将转本档案直接寄往本科学校，以免丢失。

      9、学工处负责下发学生档案投递信息标签（不干胶）、学号条形码（不干胶）以及档案袋封口用的纸条。“投递信息标签”请帖在学生档案袋封面的左上角；“学号条形码”请帖在档案袋封面的右上角（原学号处）。两张不干胶标签的信息，由各系辅导员经就业系统内导出汇总后交学工处曹列宁。（“档案接收单位名称”请务必填写就业系统内的标准名称。）

     10、学工处收齐档案后，对《归档情况汇总表》进行筛选分类，清点核对数量，打印纸质名单附在每个快递包裹里，寄往各档案接收地。未尽事宜，致电：13915231923曹列宁。

二、上交时间：2023年7月3日。

三、《归档情况汇总表》请至学工处网站“资料下载”中下载。

特此通知！

附件： 毕业生档案上交标准.docx

学生工作处

2023年6月15日