为规范我院学工条线工作资料的整理归档，根据实际工作情况的要求，特对本条线所有归档材料（包括纸质材料、电子材料）的文面格式进行以下规定。

一、文本材料格式

1．标题

标题应居中排列、匀称美观。二三字的标题，字与字之间可空一二格。标题字数不宜太多，过长的标题要转行时，应尽量注意词组的完整和字数的匀称，尽量不要把人名、地名以及两个字以上的词或数字分开，以防产生歧义。如有副标题，则一般在正题下行以破折号另起行，居中排列。

主标题：字体黑体，字号小二号，字形加粗，格式居中。

副标题：字体宋体，字号为三号，字形加粗，格式居中。

2．正文

正文的开始行和标题、署名之间一般空一行。正文首行缩进两字符，采用小四号仿宋体或宋体，行距可设定为1.5倍或固定值20磅。正文中有小标题的，小标题可加粗，或改用黑体。独立成行的小标题不加句号。

3．序码

正文中的结构层次序数第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。在正文层次不多的情况下，第一级用“一、”，第二级可用“1.”。请勿使用自动编号。另起的序码、条目段首也要空两格。

4．落款

落款字体同正文，右对齐。正规文件的时间落款应使用中文数字，“零”写“○”，如“二○一一年九月十日”；一般文档的时间落款可写为“2011年9月10日”，不能以“.”代“年月日”，不能把“2011年”简化为“11年”。

纸质材料落款有部门名称时，应加盖印章。用印位置在日期的中间偏上，要求上不压正文，下骑年盖月。

5．版面

纸张采用A4型纸。页边距一般采用默认值（左右3.17cm，上下2.54cm）。单份文档页数超过3页的，并加注页脚页码。页码用五号数字居中标注。纸质多页文档应在左侧用2枚订书钉装订。

二、表格材料格式

表格材料一般会提供固定的表格格式，如《成功素质主题教育班会课教案》、《学工条线会议记录》等（详见附件），请勿擅自改动其格式。归档表格材料可以手写，也可提供电子文档。手写需字迹端正、字体清晰、内容详尽；电子表格填写要求如下：五号宋体，单倍行距。

公开主题班会资料在《成功素质主题教育班会课教案》基础上，要求附观摩人员签到表、班会课具体文稿（包括发言稿、PPT等）和活动照片。文档资料要求同“文本材料格式”，PPT打印时要求在“打印内容”中选择“讲义（每页9张幻灯片）”进行打印。活动照片要有代表性，在照片下方标注简单的文字说明（五号宋体），一页A4纸排2张或4张照片。

三、归档成册格式

1．封面

纸质材料归档成册的封面由“学校标识图＋材料名称＋落款”三部分构成。学校标识图原尺寸（1.72cm×8.75cm），页面首行左端对齐。材料名称用一号黑体字横向居中排列，不加粗，与学校标识图隔3个空行（一号字体）。材料名称中一般须注明学年和学期，出现的院系名称一律使用全称。落款用小二号黑体字居中排列，不加粗，居中对齐，下缘留1空行（小二号字体）。落款内容由“部门全称＋日期”两行组成，日期一律用汉字注明年月。

2.目录

“目录”二字中间空两格，用小二号黑体居中排列。下空一行（小二号）后编排目录内容。目录的内容采用宋体四号字，行距固定值30磅。目录序码第一层为“1.”，第二层为“（l）”。

3.页码

从目录开始插入页脚页码，首页不显示页码。页码用五号数字居中标注。

附：归档材料封面格式示例